La dématérialisation des factures (GED) au cœur de votre transformation digitale.

HDS Group vous propose une solution GED pour numériser, partager, archiver et traiter en un temps record vos Factures fournisseurs, ainsi que tous autres documents (Courriers, Paies, Documents RH …)

Facture

Notre solution de dématérialisation et traitement des factures : HDS Invoice

Notre solution de numérisation des factures, couplée à notre module d’OCR qui en lit automatiquement les données, vous permet de réduire significativement le temps passé par vos comptables en saisie à faible valeur ajoutée. Grâce à HDS Invoice, et à sa GED performante, facile d’usage et sécurisée, ils disposent des factures et des données utiles sans perte de temps et peuvent se consacrer à leur cœur de métier. De nombreuses fonctionnalités sont disponibles afin de répondre au mieux à votre besoin.

Fonctionnement de HDS Invoice
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Réception

Nous réceptionnons vos factures au format papier, ou par e-mail en vue de leur intégration dans l’outil.

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Numérisation

Nos opérateurs produisent une image de haute qualité pour vos factures. C’est un fichier au format PDF, dans lequel les copier/coller rendus possibles par notre OCR sont un premier gain de temps pour vos équipes.

3
Exctraction

Notre moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'intelligence artificielle (IA) nous permettent de capturer les données et de les traiter en temps réel.

4
Livraison & Archivage

Vous pouvez visualiser, modifier, exporter et partager vos factures et données en quelques clics ou simplement archiver vos documents.

La valeur ajoutée de notre solution

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Réception des factures par HDS pour votre compte

HDS ouvrira une boite postale, ainsi qu’une boite mail pour recevoir vos factures.
Vous vous libérez ainsi de la réception de vos factures : HDS le fait pour vous, sous votre délégation.
Vous pouvez bien sûr à tout moment reprendre cette tâche à votre compte.
Mais en la délégant à HDS, vous bénéficiez de l’expérience de nos opérateurs de numérisation et de la puissance de nos algorithmes pour extraire les factures envoyées dans des e-mails.

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Préparation des données pour votre système comptable

Notre solution dispose d’un module d’OCR puissant, faisant appel à l’Intelligence Artificielle, qui lui permet d’extraire automatiquement les données que vous souhaitez.
Numéro de facture, date, montant, TVA, etc. sont extraits et mis à disposition pour téléchargement vers votre système comptable.
Vous libérez ainsi du temps pour vos comptables, qui sont aussi soulagés d’être débarrassés de ces tâches de saisie fastidieuses.
En revanche, ils gardent un contrôle sur la qualité des données, qu’ils peuvent à tout moment les corriger, ou nous les retourner pour correction en cas d’erreur.

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Archivage électronique & originaux papier / e-mails

Après numérisation et traitement, toutes les factures sont mises à disposition sous forme d’images au format PDF sur notre plateforme de GED. Vous pouvez les consulter une à une, en quelques clics, ou les télécharger en masse.Nous conservons les originaux des factures envoyées au format papier, dans des boites d’archives, selon un plan de classement que nous définissons ensemble.
Nous conservons également sur notre plateforme GED, les e-mails originaux contenant les factures envoyées par ce moyen.

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Information partagée

Grâce à notre plateforme GED, vous centralisez l'information au sein d'un outil commun et vous facilitez la collaboration de toutes les personnes qui ont besoin d’accéder aux documents.

Fonctionnalités

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Productivité

Préparez vos écritures comptables pour des centaines de factures en quelques clics, par import d’un fichier de données préparées par notre solution et vérifiées unitairement par nos équipes qualité.

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Réduction drastique des couts

Le cout complet du traitement d’une facture avec des processus conventionnels est estimé par les experts entre 5 et 15 Euros par facture, suivant la méthode de travail employée. Ce coût peut être divisé par un facteur pouvant aller jusqu’à 10 grâce à HDS Invoice. Vous gagnez en efficacité et rationalisez la gestion de vos factures.

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Qualité

La qualité des données est cruciale. Notre équipe projet analysera toutes les spécificités de votre processus pour les prendre en compte correctement. Lors de la production, notre équipe qualité vérifiera unitairement toutes les données avant qu’elles ne vous soient transmises. Notre niveau de qualité est très élevé. Mesuré à moins de 10 ppm c’est-à-dire moins d’une erreur de saisie pour 100 000 caractères.

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Conformité - Audits

En cas d’audit ou de contrôle fiscal, vous pouvez retrouver instantanément l’original d’une facture. Pour une facture reçue au format papier, un lien vous permet de trouver la boite d’archive physique dans laquelle nous l’avons conservée. En cas de réception électronique de la facture, l’e-mail est archivé électroniquement avec la facture sur notre plateforme GED, et consultable au même endroit.

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Accessibilité des factures

Notre plateforme d’archivage électronique est paramétrable. Définissez avec nos équipes projets les critères que vous souhaitez. Ils vous permettront de retrouver en quelques secondes une facture parmi des millions.
Vous pouvez aussi télécharger les factures en masse si vous en avez besoin.

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Sécurité et Fiabilité

Notre plateforme GED sécurise vos données et vos documents, grâce à des exigences de sécurité au plus haut niveau, validées par nos clients du secteur de la Défense.