Проблематика

В наши дни соответствие деятельности определенным правилам или законам – это камень преткновения для любой эффективной оперативной инфраструктуры. Это касается не только традиционных отраслей индустрии, отличающихся повышенными требованиями в отношении соответствия, как например финансовые услуги, фармацевтика и здравоохранение, но также и других отраслей, в которых не сильно акцентируется внимание на соответствии, как например производство, бизнес услуги или розничная торговля.

Независимо от направления индустрии, в котором вы работаете, в будущем вам предстоит столкнуться с решением следующих проблем:

• Увеличивающееся число и комплексность новых правил и процедур

Перечень существующих и новых законов впечатляет: Закон Сарбейнс-Оксли (SOX), Закон о противодействии зарубежной коррупционной практике (FCPA), Закон о борьбе с терроризмом (известен как Патриотический акт), соглашение Basel II Accord, Директива ЕС о защите данных /Закон о защите данных Объединенного королевства и т.д.

Новые распоряжения относятся не только к крупным, но и к малым компаниям. Например, SOX затрагивает также малые публичные и частные компании, которые учреждены не только на территории США, но и во всем мире.

Пока не существует эквивалента закону SOX в рамках Европейского союза, отдельные страны-члены ЕС приняли свои законы и распоряжения о корпоративном управлении, которые подобны SOX. Наиболее известные из них:

Французский "Loi sur la securitie financiere" (LSF – Закон о финансовой безопасности), действует с 2003 г., согласно которому компании должны документировать все свои основные бизнес-процессы; и
Немецкий Закон о принципе доступа к данным и аудита электронных документов, электронной подписи (GDPdU), которая обеспечивает налоговым сотрудникам незамедлительный доступ к корпоративным финансовым документам.
Цена несоответствия – возникновение вопросов, связанных с ответственностью, а также с гражданскими и криминальными санкциями.

• Управление посредством электронной таблицы с бухгалтерскими счетами

Во всем мире ведущим инструментом финансового анализа и отчетности является электронная таблица с бухгалтерскими счетами. Это относится не только к малым и средним предприятиям, но и к крупным компаниям, которые располагают уже инсталлированными ERP системами, соответствующими положениям закона SOX.

Но все таки электронные таблицы с бухгалтерскими счетами редко становятся предметом административного или управленческого контроля. Обычно их управление не является оптимальным и зачастую представляет собой серьезную "головную боль" для аудиторов и регуляторных органов. Управление с помощью электронной таблицы с бухгалтерскими счетами часто приводит к дорогостоящим ошибкам и нарушениям важных распоряжений.

• Возрастающие расходы на аудит

Проведение аудита, который является инструментом оценки соответствия определенным нормативам и законам, это дорогостоящая необходимость. Обычно при проведении аудита, ценных сотрудников освобождают от их ежедневных обязанностей и направляют на помощь аудиторам, что далеко не лучший способ их полноценной реализации, который нарушает ежедневные процессы.

С другой стороны, после появления аудиторов, если ваши механизмы контроля не в надлежащем виде или не способны своевременно обеспечить необходимые доказательства, то расходы на их приведение в порядок будут значительны по размеру. С электронными таблицами с бухгалтерскими счетами, например, аудитор оценит услугу в более чем 150 евро/час, чтобы вручную проверить точность и полноту данных. Расходы такого рода понижают конкурентоспособность компаний, причем в некоторых случаях стоимость аудита становится очень высокой.

Заключение

Осуществление деловой деятельности все больше опирается на необходимости поддержания абсолютного соответствия новым законам и правилам, а это значит, что все секторы бизнеса должны применять основные практики и технологии, связанные с безопасностью информации, управлением архивами и хранением запасных копий с данными.

Первым, чем воспользуются развитые компании для преодоления всех этих проблем, является автоматизация. Автоматизация - это единственный наилучший способ контроля затрат по поддержанию соответствия принятым нормам и правилам.

Вопросы

Если вы ответите "Да" на любой из ниже перечисленных вопросов, то вероятно мы сможем вам помочь:

• Вам регулярно приходится принимать решения на основе докладов и анализов, выполненных в Excel формате или другой программе для электронных таблиц с бухгалтерскими счетами, которые созданы без соответствующего контроля менеджеров?
• Ваши расходы на соответствие и аудит (прямые и косвенные) увеличиваются с каждым годом?
• Представляет ли для вас трудность гарантировать соответствие во время проведения внутреннего аудита, внешнего аудита, аудита Закона "Сарбейнс-Оксли", а также налоговых аудитов, не нарушая при этом обычных рабочих процессов в вашей компании?
• Является ли для вас трудностью быстро принимать решения по расходам, не беспокоясь при этом о вопросах, связанных с соответствием?
• Реагируете ли вы быстро на запросы клиентов, оставаясь вместе с тем в соответствии с принятыми процедурами и в то же время не нарушая рентабельности?