Эффективное управление документами и данными стало основным требованием хорошего корпоративного управления и эффективной финансовой отчетности. Согласно законным требованиям, компании должны хранить определенные документы в течение предварительно определенного времени, при этом к документам должен быть обеспечен быстрый доступ, когда в этом возникнет необходимость.

Также на оперативном уровне, сотрудники часто подвергают несознательно риску конфиденциальные данные и документы, вследствие чего для компаний возникает риск дорого заплатить за подобные нарушения.

Безопасность, конфиденциальность, законная допустимость и доказательственная способность электронных документов представляют другие важные факторы при выборе и внедрении системы управления документами и данными.

Существует множество факторов, которые следует учесть при выборе правильной для вашей компании системы управления документами и данными. Необходимо обратить внимание на свободу применения, скорость выполнения работ, а также соответствие установленным практикам архивации, контроль над версиями документов, условия хранения документов и не на последнем по значению месте – возможности эффективного и быстрого сканирования, поиска и поставки.

Удачный выбор данной системы управления документами и данными является важным фактором успеха, требующим внимания и поддержки со стороны руководителей компании. Хорошо понимаемые документационные процессы, адекватное обучение и мотивированные пользователи также способствуют успешной реализации и использованию такого рода системы.

В целях целостного и эффективного управления документами, ХДС предлагает конвенциональные решения архивации документов и обработки данных в сочетании с "облачными" решениями (Cloud Computing решения) по управлению рабочими процессами, использующими эти документы и данные. Пользы, как для малых, так и для более крупных компаний сходные, и заключаются в следующем:

• Скорость выполнения работ значительно выше
• Оперативные расходы значительно ниже по сравнению со стандартными решениями
• Гарантируется полное соответствие внутренним и внешним правилам, нормативным актам
• Эффективность управления данными и документами значительно выше, но не за счет безопасности и контроля

Далее перечислены некоторые из элементов решений по документам и данным, предлагаемые ХДС:

• Архивирование документов
• Уничтожение документов
• Сканирование документов
• Защита лент с данными
• Обработка данных
• Электронное онлайн архивирование