Большинство компаний сталкиваются с необходимостью хранения всей корпоративной документации в соответствии с внутренними правилами компании и требованиями законодательства. Каждый год объем документов, подлежащих обязательному архивированию, увеличивается в два раза. В связи с этим компании нуждаются в услугах специалистов в области управления архивами, таких как ХДС, которые могут обеспечить физическое хранение документов и быстрый доступ к ним.

• Систематизация и индексирование документации

Мы поможем вам систематизировать документацию компании, определить сроки хранения различных документов согласно требованиям внутренней политики, административному и налоговому законодательству. Высококвалифицированные консультанты ХДС помогут классифицировать документы, выбрать подходящий способ хранения, проиндексировать их для дальнейшего быстрого поиска и подготовить для архивирования.

• Надежное хранение документов

Мы обеспечиваем безопасное хранение документов и гарантируем их защиту от кражи, пожаров и других неблагоприятных воздействий. Наши архивы оборудованы детекторами дыма/огня, имеются круглосуточная автоматическая связь с пожарной станцией, системы наблюдения и круглосуточная охрана. Мы предлагаем нашим клиентам сэкономить на содержании массивных архивов и необходимости устанавливать оборудование для их защиты. Ваши документы хранятся вне офиса в анонимном месте. Только авторизованный персонал имеет доступ к архиву для поиска необходимых документов. Строгий контроль за доступом к архиву позволяет гарантировать необходимый уровень безопасности и управления рисками.

• Извлечение хранимой информации

В вашей ежедневной работе вы сталкиваетесь с необходимостью поиска документов, находящихся на хранении в архиве, и их предоставления налоговым инспекторам, внутренним контроллерам. Мы доставим документы в кратчайшие сроки по вашему запросу в любой удобной форме - оригинальный бумажный документ, факс, ксерокопия, электронный формат. По завершении работы с оригинальными документами мы забираем их из вашего офиса и возвращаем на место постоянного хранения для дальнейшего быстрого поиска.