Проблематика

При оформлении командировочных расходов наши потенциальные клиенты сталкиваются со следующими проблемами: сложно удостовериться в том, что произошла необходимая минимизация стоимости билетов и расходов на гостиницу в соответствии с внутренней политикой компании.

• Сотрудники могут организовать деловую поездку без её предварительного одобрения, в том числе и одобрения  бюджета поездки
• Процесс одобрения авансовых отчетов и счетов, поступающих из туристического агентства, происходит вручную и занимает много времени
• Сотрудники не всегда следуют внутренней политике компании в отношении деловых поездок и затрат на них

ХДС Решениe

Решения ХДС по организации деловых поездок - легко применимый и инновационный корпоративный инструмент по управлению деловыми поездками, который ведется в онлайн режиме и  предоставляет наиболее подходящие варианты организационной концепции командировок. Данный инструмент имеет наглядный и удобный для пользования экран и гарантирует практику бесперебойного онлайн управления поездками.

С помощью нашего решения вы сможете осуществить полный контроль по управлению вашими корпоративными поездками, с удобной содержательной структурой, необходимой сотрудникам для организации деловых поездок.

В решение ХДС по управлению деловыми поездками входит онлайн резервирование, различные виды отчетности и дополнительные функции для работы туристического агентства. Это делает процесс оформления поездок быстрым и эффективным для всех сотрудников компании. С помощью нашего решения любая компания имеет хорошую возможность предоставить корпоративное онлайн резервирование  для своих сотрудников – специально подобранное в соответствии с политикой организации деловых поездок и  направленное на определенных поставщиков, предоставляющих услуги по поездкам.

Как правило наш опыт показывает, что не существует двух организаций, которые применяют одинаковый лимит затрат по деловым поездкам или одинаковую авторизационную матрицу. Именно поэтому мы предлагаем стандартное решение, которое подходит как для средних и малых предприятий, так и специализированное решение для крупных компаний.

ХДС решение по управлению деловыми поездками предлагает два варианта резервации поездок: самостоятельное бронирование и бронирование с помощью  определенных туристических агентств. В Системе можно запросить несколько вариантов предложений по поездкам, для выбора наиболее подходящих цен на билеты и проживание. Заказ может включать авиа перелет, поездку на поезде, отель, транспорт, визы, услуги такси и т. д.

Одобрение деловой поездки происходит в соответствии с политикой вашей компании. Возможно многоуровневое одобрение. Затем руководство оценивает необходимость деловой поездки и варианты стоимости.

Мы также предлагаем разные варианты оплаты поездки: по счету от туристического агентства либо корпоративной кредитной карточкой. С помощью решения ХДС по организации деловых поездок производится обработка счетов от туристического агентства с учетом командировочных предписаний. Система может также подготовить платежные поручения для кредитных карт, если данная опция необходима.

Со всеми автоматически собранными и легко доступными данными по поездкам ваша компания повысит прозрачность каждого аспекта этой важной информации. Данная функция позволяет сэкономить время сотрудников бэк-офиса и менеджеров, которые одобряют счета от туристических агентств. Набор аналитических средств также позволяет определить в процессе возможные проблемные точки.

ХДС решение интегрирует полный цикл учета процесса по деловым поездкам в одну комплексную услугу.

Мы предоставляем  удобство пользования, сокращение расходов и высокую продуктивность для любой компании

Система ХДС решения по организации деловых поездок связана с модулем по авторизации авансовых отчетов, таким образом можно удостовериться, что сотрудники делают запрос по расходам только на основе авторизованных деловых поездок.

Основные преимущества

• Удобство – Система наглядна и легка в применении. Результатом является широкое использование услуги онлайн бронирования вашими сотрудниками и полная согласованность с процедурами по организации деловых поездок
• Высокая продуктивность работы бэк-офиса – Система предоставляет возможность автоматизации более чем 80% операций бэк-офиса
• Управление затратами – Система заботится о том, чтобы все деловые поездки были прежде всего одобрены руководством. Таким образом, компании контролируют затраты на поездки, что обычно относится к дискреционным расходам. Система также позволяет регулировать бюджет предложенный туристическими агентствами и сопутствующие комиссии
• Соответствие – Система обеспечивает полное соответствие политике организации деловых поездок и авторизационным уровням. Весь процесс документируется и любые отклонения регистрируются в Системе