Проблематика

При управлении договорами перед потенциальными клиентами возникают следующие проблемы, требующие решения:

• Составление и утверждение договоров может представлять собой один комплексный, выполняемый вручную, процесс, в котором участвуют специалисты из различных отделов
• Согласование между различными отделами зачастую не является адекватным, и приводит к ошибкам и недоразумениям, которые могут дорого обойтись
• Договоры в бумажном формате передаются между сотрудники, которые должны их утвердить посредством подписи
• Гарантирование соответствия зачастую отнимает много времени, а предприниматели стремятся действовать быстро для заключения сделок

ХДС Решение

ХДС решение по управлению договорами может быть применено к: договорам на продажи, договорам на закупки, трудовым договорам, договорам на оказание услуг и т.д. Решение автоматизирует процесс управления договорами, включая все связанные с этим процессом моменты – от составления через согласование текста, до его окончательного одобрения перед подписанием.

Наше решение базируется на самостоятельной WEB-платформе, которая практична и удобна для пользователя. Платформа представляет собой лучшую практику в управлении договорами и может быть приспособлена к специфическим потребностям и требованиям каждого клиента. Наше решение значительно ускоряет процесс от создания договора до хранения уже подписанного экземпляра.

Стандартизованные шаблоны договоров представлены онлайн. Автоматизация поможет всем лицам, занимающимся составлением договоров, использовать предварительно одобренные шаблоны и юридические положения. Платформа гарантирует участие всех пользователей процесса, как это предусмотрено внутренними правилами.

Решение управляет различными суб-процессами, в зависимости от типа договора. Бумага и электронная почта (e-mail) исключаются еще на этапе составления документа, при этом все участники работают в единой среде WEB-приложения. Система ускоряет процесс посредством известий и эскалации, и гарантирует, что договор будет готов вовремя. Информация о каждом действии пользователя записывается системой и может быть использована для целей внутреннего и внешнего аудита.

Затем готовый документ может быть распечатан и подписан всеми сторонами, сканирован, а изображение сохранено в надлежащей форме файла в системе для дальнейшего возвращения. Если клиент пожелает работать вообще без применения бумаги, то наши платформы могут обеспечить законную электронную подпись и заполнение.

Основные преимущества

Реализация нашего решения обеспечит нашим клиентам следующие преимущества:

• Понижение оперативных расходов за счет автоматизации ручных операций
• Минимизация бизнес риска и понижение уровня ошибок
• Повышение уровня эффективности процесса и ускорение процесса одобрения. Повышение уровня соответствия внутренним и внешним законам и распоряжениям
• Повышение безопасности данных с точки зрения конфиденциальности и коммерческой информации
• Недопустимость упущения возможности продажи по причине просрочки подписания договора