Отделы управления закупками в любой организации являются ключевыми в контексте бюджетов, управляемых на годовой основе. Их эффективность напрямую связана с гарантией осуществления поставок в соответствии с внутренними правилами, а также с гарантией их осуществления на лучших по возможности договорных условиях с поставщиками. Но достичь такого результата очень трудно, особенно если рассчитывать полностью на человеческий фактор при управлении процессом соответствия комплексным внутренним распоряжениям. Следовательно, для многих компаний имеет существенное значение достижение баланса между соответствием и быстрым и простым в соблюдении циклом при управлении закупками.

Проблематика

Перед потенциальными клиентами при осуществлении управления закупками возникают следующие проблемы:

• Процесс закупки является трудоемким по причине преимущественно ручных операций
• Процесс зачастую базируется на бумажных носителях, что со своей стороны делает его не экологическим и затратным по времени
• Заказы на закупки отнимают много времени на обработку и трудны для доступа на более позднем этапе
• Сотрудники могут инициировать закупки без предварительного согласия менеджеров
• Отдел закупок испытывает трудности при измерении и учете эффективности процесса по закупкам

ХДС Решение

Решения ХДС основываются на концепции SaaS (Software as a Service), что позволяет клиентам воспользоваться экономически выгодными и быстрыми возможностями эффективного управления своими внутренними бизнес-процессами, даже в условиях ограниченных возможностей инвестирования. Процесс закупки является ключевым по причине размера бюджета на закупки, эффективное управление которым откроет существенные возможности в плане экономии. В дополнение к этому клиенты могли бы дополнительно сэкономить на расходах за печать документов, бумагу, юридические услуги, консультирование и другие, повысив вместе с тем экологический эффект, связанный с новым способом управления.

Решение ХДС предоставляет возможность заранее уполномоченным сотрудникам клиента компании участвовать в процессе управления заказами именно в своем качестве и в момент, когда от них требуется действие. Все действия и одобрения осуществляются в единой среде (WEB-базированная платформа), параметры которой могут быть заданы в соответствии с конкретной организационной структурой, специфическими процессами и внутренними процедурами.

Решение предоставляет возможность осуществления закупок, как на основе предварительно оговоренного прайс-листа, так и на основе запроса и выбора поставщика в каждом отдельном случае. Среди стандартных функций системы – генерирование запроса на коммерческое предложение, которое автоматически отправляется одобренным поставщикам.  Путь утверждения закупки может содержать большое число уровней проверки и одобрения, а также иметь различные уровни и под-маршруты для одобрения отдельных категорий закупок. Система своевременного оповещения и эскалации действий при отсутствии или бездействии оператора гарантирует, что процесс продолжает осуществляться даже при незапланированном и незаявленном отсутствии ключевых сотрудников.

Решение предоставляет возможность анализа и измерения ключевых индикаторов эффективности процесса. Онлайн отчеты показывают его эффективность по категориям товаров/услуг и/или поставщиков. Существует возможность генерирования специфических аналитических отчетов по требованию.

Решение предоставляет лучшую практику и построено на основе многолетнего опыта работы с мультинациональными компаниями.

Основные преимущества

• Процесс без бумажных носителей – все документы хранятся в электронном архиве. Нет необходимости в хранении копий на твердых носителях. Вся история заказов хранится в надежной базе данных, вместе с оригинальными коммерческими предложениями поставщиков. Экономия бумаги, почтовых конвертов, тонера, материалов для хранения и труда! Весь процесс - ЭКОЛОГИЧЕСКИ БЕЗОПАСЕН!
• Повышенная производительность – Процесс Управления закупками полностью автоматизирован – от заявки на закупку до авторизации и оплаты поставщику. Он осуществляется просто и эффективно
• Сокращение объема затрат  – c Системой предварительного одобрения сотрудники серьезно подходят к составлению заказа перед его размещением. Их поведение отличается. Только настоящие запросы проходят через систему, что приводит к сокращению объема затрат
• Возможность сравнения цен поставщиков – все заказы на закупки должны пройти в Системе через отдел закупок. Это помогает при подготовке запросов на предложения и в получении предложений от поставщиков. Это дает возможность клиентам сравнить цены поставщиков на основе их предложений
• Меньше времени для анализа и отчетности – Система предлагает возможность быстрого генерирования точной информации о закупках. Это экономит время на анализ и принятие решений
• Высокий уровень соответствия – Система полезна для целей внутреннего и внешнего аудита. Она помогает клиентам удостовериться, что все действующие процессы соответствуют внутренним и внешним распоряжениям. Затраты на проверку соответствия существенно сокращаются
• Оптимизированное количество поставщиков – Система помогает сократить количество поставщиков и составить требования утвержденным поставщикам. Это предоставляет возможность получить лучшие скидки