Проблематика

Наши потенциальные клиенты сталкиваются со следующими проблемами при работе с авансовыми отчетами:

• Сотрудники не всегда следуют внутренней политике в отношении авансовых отчетов и расходов на авансовые отчеты
• Для руководства представляется сложным осуществлять контроль затем, чтобы внутренняя политика была соблюдена  ввиду отсутствия времени либо четкой структуры политики
• Процесс одобрения авансовых отчетов происходит в основном вручную и занимает много времени
• Достаточно затруднительно  убедиться в том, что затраты были в свою очередь минимизированы в соответствии с политикой компании
• Руководство испытывает сложности при управлении расходами по телефону либо по электронной почте. Также затруднительно отслеживать все потоки соответствующей коммуникации

ХДС Решение

Наше решение по авторизации авансовых отчетов облегчает процесс администрирования авансовых отчетов как и процесс авторизации и учета деловых поездок. Наше решение основано на адаптированном портале по управлению авансовыми отчетами, реализованном на базе WEB-базе.

Если вы выбираете стандартный вариант, вы можете применить процесс, основанный на нашем передовом мировом опыте. Однако, если стандартный вид идет вразрез с вашими внутренними процедурами, принятыми в компании, наши консультанты предоставят наглядную параметризацию системы, которая будет включать внутренние процедуры и организационные особенности.

Для улучшения  и более высокой продуктивности процесса управления авансовыми отчетами ХДС превносит передовую деловую и юридическую практику в мировой опыт включая: различные виды валют, командировочные, налог на добавленную стоимость (подразумевающий как локальное, так и иностранное возмещение НДС), налог на прибыль и неденежные вознаграждения (что обеспечивает полное соответствие законодательству по налогу на прибыль), регламентированные суточные ставки, экономичность автомобиля, нормативная отчетность, корпоративные данные кредитной карточки.

Одна из основных задач системы - минимизировать время одобрения авансовых отчетов в полном соответствии с внутренними правилами авторизации. Система позволяет фиксировать время на одобрение на каждой стадии процесса, позволяя руководству идентифицировать причины задержек.

Наше решение включает разные способы  по предоставлению авансовых отчетов. Предоставление в онлайн режиме  более подходит для персонала с доступом в интернет, а предоставление в рабочем порядке более удобно для сотрудников, которые часто ездят в командировки.

С ХДС решением полное соответствие процедурам компании больше не является дополнительной опцией! Наше адаптированное решение учитывает ваши внутренние процедуры и не один авансовый отчет не будет оплачен без предварительного одобрения на соответствие. Система также гарантирует соответствие лимитам по затратам установленными вашей компанией, а также  предоставление дополнительных документов вашими сотрудниками, как счета, кассовые ордера и т. д.

С нашим решением бухгалтерские проводки будут создаваться автоматически и подготавливаться к передаче вашей ERP системе, либо бухгалтерской системе. Проводки детализированы в соответствии с вашими правилами бухгалтерского учета включая калькуляционные отделы, типы затрат, коды клиентов\ проектов. и т. д.

Решение ХДС следит за тем, чтобы авансовые отчеты не были оплачены без предварительной согласованности. Однако, контролеры и руководство часто нуждаются в определении движения затрат по видам издержек и в дополнительных действиях для дальнейшей оптимизации бюджета.

Наше аналитическое бизнес-решение  высоко эффективно и легко в применении. Отчеты предоставляются по запросу, как и анализ затрат, который необходим в  определенном формате и в определенное время, установленными клиентом.

Эффективные средства ХДС по отчетности обеспечивают руководство наглядным  анализом затрат, создавая видимость по расходам персонала. Расширенные возможные детализации позволяют определить отклонения в сравнении с предыдущими периодами и бюджетом. Пользователи могут быстро анализировать данные по расходам своих сотрудников для оптимизации переговоров с поставщиками, управления  затратами и сокращения случаев мошенничества.

Основные преимущества

• Полное соответствие – все расходы авторизованы в соответствии с лимитом затрат, установленным вашей компанией
• Сокращение расходов – финансовые контролеры могут определить движения и отклонения в расходах персонала, что позволит принимать меры для минимизации ненужных затрат
• Ускорение процессов – с помощью эскалации и уведомлений Система гарантирует развитие процесса в рамках отведенного времени
• Удобство –  удобное предоставление данных для пользователей и предоставление возможности задавать вопросы и управлять затратами
• Отслеживание процесса – Система гарантирует абсолютное отслеживание  авторизационного процесса, делая его доступным для руководства и аудиторов