 Problématique
Aujourd’hui, la conformité est la pierre angulaire de toute organisation opérationnelle efficace. C’est vrai tant pour les secteurs d’activité à forte exigence de conformité tels que l’industrie pharmaceutique, les secteurs de la santé ou de la finance, que pour les autres secteurs comme l’industrie manufacturière, le secteur des services ou de la vente de détail.
Quel que soit votre secteur d’activité, vous allez être confronté à cette problématique.
- Multiplication des réglementations nouvelles et de plus en plus complexes
Le catalogue de réglementations existantes et nouvelles est impressionnant – accords Bâle II, Directive Européenne sur la Protection des Données, norme ISO 9001, norme ISO 27001, loi Sarbanes-Oxley (SOX), loi FCPA (Foreign Corrupt Practices Act), U.S. Patriot Act, etc.
Ces nouvelles réglementations impactent non seulement les grands groupes, mais aussi les structures plus petites. Par exemple la loi SOX concerne autant les entreprises privées que publiques, quelle que soit leur taille, et quel que soit leur lieu d’implantation dans le monde.
Bien qu’il n’y ait pas encore un équivalent Européen à la loi SOX, certains états Européens ont pris l’initiative de mettre en place des règles de gouvernance proches de la loi SOX. Notamment:
La loi Française sur la sécurité financière (LSF), applicable depuis 2003, qui impose aux entreprises de documenter tous leurs principaux processus opérationnels, et
La loi Allemande sur l’accès aux données et la signature numérique (Loi GDPdU), qui permet aux représentants du fisc d’accéder instantanément aux documents financiers des entreprises.
Le coût de la non-conformité est un risque d’exposition à des condamnations civiles et pénales.
- Gestion par tableaux de chiffres
L’outil numéro 1 d’aide à l’analyse financière est le tableau de chiffres. C’est vrai pour les PME, mais aussi pour les grands groupes, même équipés de systèmes informatiques (ERP) puissants.
Pourtant, ces tableaux sont rarement placés sous le contrôle des services qualifiés. Ils sont généralement assez peu maîtrisés et représentent souvent un véritable casse-tête pour les auditeurs et les contrôleurs de gestion. Le pilotage par tableaux de bords mal maîtrisés conduit souvent à des erreurs coûteuses et des lacunes de conformité importantes vis à vis des réglementations.
L’audit, qu’il soit interne ou externe est extrêmement coûteux pour deux raisons notables. D’abord, il éloigne des collaborateurs performants de leur travail normal pour les faire participer à l’assistance des équipes d’audit, ce qui perturbe la marche des opérations courantes.
Ensuite, une fois que l’audit se déroule, si les outils de gestion et de contrôle ne sont pas à niveau ou d’un usage suffisamment rapide pour les tests nécessaires aux auditeurs, alors leur coût de mise en œuvre sera significatif. Dans le cas de tableaux de chiffre par exemple, un auditeur vous facturera plus de 150 € l’heure pour tester manuellement l’exactitude et l’exhaustivité de vos données. Ce genre de frais impacte la compétitivité des entreprises, et les coûts d’audit peuvent d’ailleurs devenir parfois prohibitifs.
- Sécurité de la gestion des données
Des données sensibles et confidentielles sont régulièrement exposées à des risques, tant dans les petites organisations que dans les grandes. Le coût de ce travers se paye directement, soit lors d’une perte significative de données clés, soit par des frais de remise en conformité importants. Généralement, des données confidentielles sont copiées sur des supports non sécurisés, pour des raisons de rapidité et praticité pour le personnel utilisateur. La résolution de ce problème n’est pas simple, car il est difficile d’augmenter la sécurité des documents sans la transformer en fardeau pour la productivité du travail.
La recherche d’un bon équilibre entre sécurité et productivité sera l’une des clés pour résoudre ce problème à l’avenir.
Conclusion
De plus en plus, rester compétitif exige de rester en conformité avec les nouvelles réglementations et législations. Pour rester conforme, tous les secteurs d’activité doivent adopter des pratiques et des technologies de sécurité élémentaire, de sauvegarde de données et de gestion des documents.
La principale solution vers laquelle se tourneront les entreprises orientées vers le progrès pour répondre à ces problématiques est l’automatisation des processus. L’automatisation est le meilleur moyen simple de maintenir la conformité sous contrôle permanent.
Questions
Si vous répondez ‘Oui’ à l’une des questions ci-dessous, nous avons probablement une solution pour vous. Contactez-nous:
- Devez-vous régulièrement prendre des décisions à partir de tableaux de chiffres, sans que ceux-ci aient été placés sous un mode de contrôle adapté?
- Est-ce que vos coûts de mise en conformité et d’audit – directs et indirects – augmentent régulièrement chaque année?
- Considérez-vous qu’il est difficile d’obtenir des résultats d’audit satisfaisants - qu’ils soient internes, externes, ou des contrôles de l’administration – sans perturber le fonctionnement normal de votre organisation?
- Considérez-vous qu’il est difficile de prendre rapidement des décisions engageant votre responsabilité, sans vous préoccuper de questions de conformité ?
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