Problématiques

Nos clients rencontrent généralement les problématiques suivantes dans la gestion des notes de frais:

• Cas de non respect des procédures et politiques internes de frais de déplacement.
• Difficulté de contrôle pour les managers, par manque de temps ou en raison de la complexité des règles.
• Le processus de validation des notes de frais est long et manuel. La manipulation des documents papier est consommatrice de temps.
• Difficulté de vérifier que les dépenses ont été minimisées.

Les solutions HDS

Notre solution HDS Expense Notes facilite le suivi des notes de frais ainsi que les autorisations et la gestion des voyages d'affaires. Notre solution utilise un portail de gestion en ligne personnalisé.

Si vous choisissez l'option standard, vous aurez le choix entre les meilleures pratiques, basées sur nos nombreuses années d'expérience dans le monde entier. Toutefois, si l'option standard diffère de vos procédures internes, nos consultants mettront en place un paramétrage pour y inclure vos procédures internes et les spécificités votre organisation.

Pour faciliter le processus de gestion des notes de frais et le rendre simple et efficace, HDS Expense Notes intègre différentes pratiques opérationnelles et réglementaires : multiples devises, gestion de la TVA avec récupération locale ou à l'étranger, avantages en nature, compatibilité avec la fiscalité locale,  gestion du kilométrage du véhicule, rapports réglementaires selon les spécificités locales, gestion des dépenses par carte de crédit société...

Un des principaux objectifs de l'application est de minimiser le temps d'approbation des notes de frais tout en assurant le strict respect des règles internes. L'application permet de mesurer le délai d'approbation à chaque étape du processus, permettant d'identifier les raisons des retards.

Notre application permet différentes façons de présenter les notes de frais. La présentation en ligne est plus pratique pour le personnel possédant un accès facile à l'Internet, et la présentation hors-ligne est plus pratique pour le personnel, qui voyage fréquemment.

La conformité n'est plus une option désormais grâce à HDS Expense Notes ! Notre solution personnalisée respecte vos procédures et aucune note de frais n'est payée sans être approuvée et conforme. L'application assure également la conformité tant vis à vis des limites des dépenses autorisées, que vis à vis de la présentation des pièces justificatives, factures, tickets de caisse,...
Notre solution automatise la préparation des écritures comptables, prêtes à être importées dans votre ERP ou votre système comptable. Les transactions sont aussi détaillées que vos règles comptables l'exigent, incluant les centres de coût, les types de dépense, les codes de projet/client, etc.

HDS Expense Notes garantit qu'aucune note de frais n'est payée sans approbation. Cependant, les managers et contrôleurs de gestion ont souvent besoin d'identifier des tendances par types de dépense pour prendre des décisions et agir sur l'optimisation des coûts.

Notre solution de reporting est puissante et facile à utiliser. Elle fournit des tableaux de bord à la demande et permet l'analyse de dépenses dans le format voulu par les utilisateurs.

Le puissant outil de reporting HDS donne aux managers une analyse  de données complète, en fournissant une visibilité sur les dépenses de personnel. Les capacités étendues de recherche d'information permettent l'identification des écarts par rapport aux périodes antérieures et au budget.

L'outil permet l'observation de tendances diverses. Les utilisateurs peuvent rapidement exploiter les données pour négocier les tarifs des fournisseurs, réduire les dépenses abusives,...

Avantages

• Conformité totale - toutes les dépenses sont approuvées selon les procédures en vigueur et dans les limites autorisées par votre organisation.
• Réduction des coûts - les contrôleurs de gestion peuvent identifier les tendances des dépenses et les écarts, afin d'agir pour minimiser les coûts.
• Processus plus rapide - les décideurs sont informés par message électronique, l'application garantit que le processus se développe dans les délais prévus.
• Praticité - présentation très ergonomique; les utilisateurs peuvent communiquer à travers l'application avec un module spécifique, éliminant les communications inutiles hors système par e-mail, téléphone ou autre moyen. L'approbation par les décideurs est très facile.
• Traçabilité - l'application garantit la traçabilité totale du processus d'autorisation, gardant ainsi la preuve des approbations à des fins de gestion ou d'audit.