Problématiques

Nos clients sont généralement confrontés aux problématiques suivantes en matière de déplacements professionnels:

• Possibilité d'engagement de frais par les voyageurs, sans validation préalable de l'opportunité du déplacement ni établissement d'un budget de mission.
• Processus de traitement des notes de frais manuel et consommateur de temps.
• Non maîtrise du respect par les collaborateurs des normes internes de frais de déplacement.

 Les solutions HDS

La solution HDS Travel est un outil de gestion des déplacements extrêmement complet et innovant. Accessible en ligne, elle permet d'optimiser l'organisation des voyages, grâce à son interface intuitive et facile d'utilisation.

Elle donne à l'entreprise une complète maîtrise des déplacements, tout en apportant aux collaborateurs l'organisation des voyages répondant de manière optimale à leurs besoins, et garantissant une conformité totale avec la réglementation et avec les procédures internes. Elle vous permet aussi de minimiser les dépenses engagées et vous en donne une visibilité en temps réel, grâce à ses outils de reporting.

La solution de HDS Travel inclut la réservation en ligne, le reporting et des fonctionnalités d'assistance d'agence de tourisme. Elle rend le processus de gestion de voyage rapide et efficace.

Notre expérience montre que selon les organisations, il y a une grande diversité dans la manière de traiter les déplacements professionnels. C'est la raison pour laquelle nous proposons une solution standard adaptée aux besoins des PME et une solution sur mesure destinée aux plus grandes organisations.

HDS Travel propose deux possibilités pour les réservations : libre-service ou réservation via votre agence de voyages. L'application dispose d'un module de consultation pour effectuer des demandes de devis en ligne. Le module de réservation inclut les billets d'avion, de train, l'hôtel, la location de véhicule, les demandes de visas, taxis, etc.

L'application permet l'approbation préalable du déplacement, en conformité avec vos procédures d'ordres de missions. Plusieurs niveaux éventuels de validation sont possibles, permettant aux managers de donner leur accord sur les ordres de mission et sur les frais engagés.

Différentes modalités de paiement sont possibles : après réception de facture de l'agence de tourisme, ou en ligne avec une carte de crédit. HDS Travel gère les factures de l'agence de voyage et effectue le rapprochement avec l'ordre de mission.

La centralisation de toutes les informations en une base de données unique et facile d'accès donne une visibilité exceptionnelle sur la gestion des déplacements. Le système apporte un gain de temps significatif au personnel administratif. Des outils analytiques permettent d'éditer tous les tableaux de bords qui vous sont utiles. HDS Travel intègre ainsi un outil très puissant d'analyse et de contrôle des coûts.

HDS Travel est interfacé avec HDS Expense Notes, permettant de vérifier l'approbation préalables des dépenses.

Avantages

• Praticité - l'application est intuitive et facile à utiliser, entraînant l'adoption par votre personnel d'un outil respectueux de vos procédures.
• Productivité - l'application permet l'automatisation de plus de 80 % des transactions.
• Contrôle des dépenses - l'application assure le respect des budgets, et le contrôle des coûts unitaires.
• Conformité - l'application respecte vos procédures et les niveaux d'habilitation des managers. Le processus entier est documenté et toutes les étapes sont tracées.