Vous souhaitez réduire les coûts de votre processus achats ? Alors l'efficacité des négociations et la rapidité des décisions sont cruciales. Un autre facteur clé de l'organisation des achats réside dans le respect de la conformité à des règles internes souvent complexes, telles qu' autorisations multiples et catalogues d'achat internes. Aussi, pour de nombreuses organisations, il est essentiel de concilier la conformité à la politique d'achats avec un cycle d'approvisionnement rapide et facile à contrôler.

Problématiques

Nos clients rencontrent généralement les problématiques suivantes dans la gestion des achats :

• Le processus d'achat est lourd en raison de multiples opérations manuelles
• Le processus repose souvent sur des flux de documents papier, générateurs de délais.
• Outre le temps de traitement élevé pour les bons de commande, leur accessibilité ultérieure n'est généralement pas simple.
• Dans certains cas, les collaborateurs ont la possibilité technique d'initier des achats sans l'approbation préalable de leurs managers
• Le service achats a des difficultés à mesurer et établir un reporting de son efficacité.

Les solutions HDS

HDS met en œuvre de solutions économiques et rapides. Nous accompagnons nos clients dans l'atteinte  de leurs objectifs de réduction de coûts et d'amélioration de productivité.  Notre solution HDS Achats peut être installée immédiatement, en s'interfaçant avec un large éventail de systèmes ERP clients.

Outres les économies notables apportées par l'organisation optimisée des achats, des possibilités de gains supplémentaires existent sur les frais d'impression, les frais juridiques, de conseil, etc. .

La solution HDS Achats permet à chaque collaborateur préalablement habilité de passer ses demandes sur l'application. Les processus d'approbation, de demande de devis et de commande se font à travers une plateforme unique accessible via Internet. Elle peut être adaptée sur mesure à vos exigences:  vos processus spécifiques, vos règles internes et votre structure organisationnelle.

HDS Achats fonctionne aussi bien à partir de catalogues et listes de prix pré-négociés, que pour des achats plus spécialisés exigeant des devis préalables. Vos catalogues produits, vos tables de fournisseurs et vos listes de prix sont intégrés dans l'outil et sont faciles à maintenir. Lorsque des devis sont nécessaires, HDS Achats prépare automatiquement les demandes de chiffrage, qui sont envoyées aux fournisseurs envisagés, et gère la consultation jusqu'à sa finalisation. L'approbation de la demande d'achat peut se dérouler en plusieurs étapes, impliquant différents niveaux hiérarchiques ou transversaux, paramétrables selon les familles de biens et services à acheter. Un dispositif de notification, de relance et de suivi en temps réel permet de s'assurer que les achats se font dans les délais attendus.

HDS Achats apporte également des outils de mesure de productivité.  Les tableaux de bord en ligne permettent des analyses par famille de biens et services, et par fournisseurs. Les modules d'analyse permettent l'identification des sources de déperditions.

HDS Achats intègre les meilleures pratiques rencontrées au cours de nombreuses années d'expérience auprès de grands Groupes multinationaux.

Vos bénéfices

• Processus sans papier - Plus aucun papier désormais puisque tout est stocké dans une base de données électronique. Plus besoin de conserver des photocopies des demandes. Toutes les demandes d'achat sont enregistrées dans une base de données sécurisée, avec les offres fournisseurs originales. Réduisez vos consommations de papier, enveloppes, tonner, espace de stockage, et manutention. HDS Achats contribue à préserver l'environnement.
• Productivité améliorée  - Le processus d'achat complet est automatisé, de l'émission de la demande d'achat,  à l'autorisation et au paiement. Il se déroule de manière naturelle et efficace.
• Contrôle du volume des achats  - Avec le module d'approbation préalable de HDS Achats, les salariés s'imposent une meilleure réflexion avant de passer une commande. Ils changent leur comportement. Seules les besoins véritables sont traduits en commandes, ce qui conduit à la réduction du volume des dépenses.
• Possibilité de comparer les prix des fournisseurs - HDS Achats impose que toutes les commandes soient connues du département achat. Il permet de préparer les appels d'offres et de centraliser les offres des fournisseurs. Il permet aux clients d'optimiser facilement les prix des différents fournisseurs, par une simple comparaison des différentes offres.
• Gain de temps d'analyse et reporting - HDS Achats permet d'extraire rapidement les informations utiles. Il en résulte une économie de temps d'analyse et de reporting.
• Conformité accrue - HDS Achats est très utile pour les audits internes. Il permet de vérifier que tous les achats sont conformes aux règles internes et externes. Le coût des audits de conformité est considérablement réduit.
• Panel de fournisseurs réduit - HDS Achats permet de réduire le nombre de fournisseurs et de les consulter de manière ciblée.