Une gestion efficace des documents et des données est aujourd’hui une condition essentielle à une gourvernance d’entreprise satisfaisante et un reporting financier convenable. Les entreprises sont légalement tenues de conserver certains documents pour des périodes prédéterminées, et elles se doivent de pouvoir les produire à tout moment.

De plus, les collaborateurs mettent régulièrement des données sensibles en danger, et si cela ne se solde pas systématiquement par une infraction de données, les entreprises devront faire payer le prix fort à l’heure de l’audit.

La sécurité et la confidentialité, la valeur légale et probante des documents électroniques sont aussi des considérations importantes dans l’implémentation d’un système de gestion des données et des documents.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte lorsqu’il faut choisir le système d’administration des données et des documents le plus adapté à votre société. Parmi eux, une attention particulière doit être portée à l’ergonomie, la rapidité de la mise en œuvre, l’harmonisation avec les conventions d’archivage existantes, le contrôle de la version documentaire, la disponibilité d’un référentiel de documents sécurisé et évolutif, ainsi qu’une numérisation, une recherche et des capacités de stockage efficaces.

La mise en œuvre réussie d’un système d’administration des données et des documents est une initiative importante qui exige le soutien visible de la hiérarchie de l’entreprise. Une bonne compréhension des processus documentaires et la présence d’utilisateurs bien formés et motivés aide également au succès de cette mise en œuvre.

En plus de des solutions traditionnelles de gestion de données en licence, HDS offre des solutions hébergées en ligne, ou cloud. Ces dernières présentent de nombreux avantages, tant pour les PME que les Grands Comptes, notamment:

• La vitesse de mise en œuvre est beaucoup plus rapide
• Les frais fixes et les coûts de fonctionnement sont nettement inférieurs à ceux engendrés par les solutions classiques
• Le niveau de lock-in du fournisseur est plus faible, ce qui permet aux compagnies de changer facilement de fournisseurs s’ils ne sont pas satisfaits du service

L’offre d’administration de données et de documents proposée par HDS comprend les éléments suivants:

• Archivage de données
• Destruction sécurisée de documents
• Numérisation
• Protection des données
• Traitement des données
• Archivage électronique en ligne