Ефективното управление на документи и данни се е превърнало в основно изискване за добро корпоративно управление и ефективна финансова отчетност. Законовите изисквания налагат на компаниите да съхраняват определени документи за предварително зададени периоди от време, като същите трябва да имат осигурен бърз достъп до тях, когато е необходимо.

В допълнение, на оперативно ниво, служители често излагат несъзнателно на риск конфиденциални данни и документи, вследствие на което компаниите рискуват да заплатят висока цена за подобни нарушения.

Сигурността, конфиденциалността, законовата допустимост и доказателствената способност на електронните документи представляват други важни фактори при избора и внедряване на система за управление на документи и данни.

Съществуват много фактори, които трябва да се вземат под внимание при избора на правилната за Вашата компания система за управление на документи и данни. Необходимо е да се обърне конкретно внимание на свободата на употреба, скоростта на изпълнение на дейностите, както и на съответствието с установени практики за архивиране, на контрола върху версиите на документите, на условията за съхранение на документите и не на последно място - възможностите за ефективно и бързо сканиране, търсене и доставка.

Успешният избор на дадена система за управление на документи и данни е важен фактор за успех, изискващ внимание и подкрепа на ръководителите на компанията. Добре разбраните документни процеси и адекватно обучените и мотивирани потребители също подпомагат успешното реализиране и използване на такава система.

За целите на цялостното и ефективно управление на документите, HDS предлага конвенционални решения за архивиране на документи и обработка на данни в комбинация с решения в Облака (Cloud Computing решения) за управление на работните процеси, използващи тези документи и данни. TПолзите, както за по-малките, така и за по-големите компании, са сходни и включват следното:

• Скоростта на изпълнение на дейностите е много по-висока
• Оперативните разходи са значително по-ниски в сравнение със стандартните решения
• Гарантирано пълно съответствие с вътрешните и външни правила и нормативни актове
• Ефективността на управлението на данни и документи е значително по-висока, без това да бъде за сметка на сигурността и контрола.

По-долу са изброени някои от елементите на решенията за документи и данни, предлагани от HDS:

• Архивиране на документи
• Унищожаване на документи
• Сканиране на документи
• Защита на ленти с данни
• Обработка на данни
• Електронно онлайн архивиране