Предизвикателства

Потенциалните клиенти са изправени пред следните предизвикателства при уреждането на пътните разходи:

• Трудно е да се гарантира, че разходите за билети и хотел са били ограничени до минимум в съответствие с вътрешната политика на клиента.
• Служители могат да инициират пътуване без предварително одобрение на бизнес необходимостта от такова и без пътен бюджет.
• Процесът по одобрение на разходни бележки и фактури е ръчен и поглъщащ много време.
• Служителите невинаги спазват вътрешните политики по отношение на пътуванията и пътните разходи и си позволяван прескачането на отделни действия или фази от процеса.

Решения на HDS

Решението на HDS за управление на командировки представлява един изключително фокусиран и иновативен корпоративен инструмент за пълен контрол на разходите за командировки. То е WEB-базирано и разполага с интуитивен и лесен за употреба интерфейс, като осигурява единна среда за комуникация, обмен на информация, както и извършването и документирането на действия от страна на служителите, имащи отношение към управлението на разходите за командировки.

Нашето решение Ви дава пълен контрол върху командировките – от предварителното им одобрение, през избора и одобрение на хотели и транспорт, до подготовката на отчитането им. В същото време нашето решение гарантира, че Вие оставате в пълно съответствие, както с вътрешните, така и с външните разпоредби и Ви помага да намалите пътните разходи, както и Ви дава възможност за проследяване на същите в реално време.

Решението на HDS за управление на командировки включва възможности за предварително съгласуване на пътуването, извършването на онлайн резервация от одобрени агенции, избор на варианти за хотели, отчетност и допълнителни функции, в съответствие с изизскванията на клиента. Решението на HDS прави  процеса по организирането на командировки по-лесен и ефективен, както за фирмата, така и за всеки един служител.

Нашият опит показва, че не съществуват две организации, които си служат с еднакви ограничения по отношение на пътните разходи или с еднаква матрица за одобрение. Поради тази причина, ние предлагаме едно стандартно решение, задоволяващо нуждите на малките и средни предприятия и едно решение, изготвено според съответните нужди на клиента за големите организации.

Решенията на HDS за управление на командировки предлагат две опции за резервация, а именно: резервация при самообслужване и резервация чрез одобрени туристически агенции. Системата разполага с опция за изискване на няколко оферти за услуги с цел избор на най-добрите цени за път и хотел. Резервацията би могла да включва пътуване по въздуха, с влак, автомобил, друго превозно средство, както и всички останали елементи на командировката – хотел, визи, таксита и т.н.

Системата осигурява одобрението  на командировката в съответствие с фирмената Ви политика. Съществува възможност за одобрение на много нива, както и крайното одобрение от лицата по закон.

В системата са заложени различни опции за  плащания на пътните разходи: по банков път чрез фактура от туристическата агенция или чрез корпоративна кредитна карта. Осигурява се администрирането на фактурите от туристически агенции и отчитането им към дадената командировка. Съществува и възможност за изготвяне на платежни документи.

Интегрираността на информацията и действията, свързани с командировките осигурява пълна прозрачност при управлението им. Това е предпоставка за значителна икономия на време и човешки ресурс в админитративните отдели, както и за лесен достъп до ценна статистическа информация от странан на мениджърите с цел бързо взимане на правилни решения.

Инструментът за управление на командировки на HDS (HDS Travel) е свързан посредством интерфейс с инструмента за одобряване на авансови отчети на HDS,  гарантирайки по този начин съответствието на отчитаните разходи с предварително одобрените параметри на командировките.

Ключови ползи

• Удобство – системата е интуитивна и лесна за употреба като същевременно гарантира съответствието с вътрешните правила и политики.
• Повишена производителност на административния персонал, свързан с обработката на информацията – системата предоставя възможност за автоматизация на повече от 80%  от оперативните офис транзакции.
• Контрол на разходите – системата гарантира, че всички командировки биват първо одобрени от управителния орган на компанията, което означава пълен контрол върху пътните разходи, които често се явяват скрит проблем за компаниите. Системата също така предоставя възможност за контрол на цените, предоставяни от туристическите агенции и техните свързани с това комисионни.
• Съответствие – системата гарантира пълното съответствие с фирмените политики. Целият процес е документиран и всички изключения биват докладвани.