Предизвикателства

Потенциалните клиенти са изправени пред следните предизвикателства при Управлението на договори:

• Съставянето и одобрението на договори могат да представляват един комплексен ръчен процес, включващ специалисти от различни отдели.
• Съгласуването между различни отдели е често неадекватно, водещо до скъпи грешки и недоразумения.
• Гарантирането на съответствие е често поглъщащо много време, докато търговците желаят да действат бързо с цел затваряне на сделките

Решението на HDS

Решението на HDS за Управление на Договори може да бъде приложено за: договори за поръчки/доставки, договори за продажби, трудови договори, договори за услуги и т. н. То автоматизира процеса по управление на договорите, като включва всички страни, имащи отношение – от изготвянеторез съгласуването на текста му, до крайното одобрение преди подпис.

Нашето решение е базирано на самостоятелна уеб платформа, която е практична и удобна за потребителя. Тя представлява най-добрата практика при управлението на договори и би могла да бъде пригодена към уникалните нужди и изисквания на всеки клиент. Нашето решение ускорява съществено процеса от създаването на договора до съхранението на подписания вече екземпляр.

Стандартизирани шаблони на договори са на разположение онлайн. Автоматизацията подпомага всички лица, съставящи договори, да използват предварително одобрени шаблони и правни клаузи. Платформата гарантира участието на всички потребители в процеса, точно както е предвидено във вътрешните правила.

Решението управлява различни подпроцеси в зависимост от типа договор. Хартията и електронната поща (и-мейл) са елиминирани още на етап изготвяне на документа, като всички участници работят в единната среда на WEB-приложението. Системата ускорява процеса посредством известия и ескалации и гарантира, че договорът е готов навреме. Информацията за всяко действие на потребител се записва в системата и може да бъде използвана за целите на вътрешни и външни одити.

След това готовият документ може да бъде принтиран, подписан от всички страни, сканирано, а изображението да бъде надлежно вписано под формата на файл в системата за по-нататъшно възвръщане. Ако клиентът желае да работи изцяло без употребата на хартиени носители, тогава нашите платформи могат да осигурят законен електронен подпис и попълване.

Ключови ползи

Ползите за нашите клиенти от изпълнението на нашето решение включват следното:

• Намалени оперативни разходи в резултат от автоматизацията на ръчни задачи
• Минимизиран бизнес риск и по-ниско ниво на грешките
• Повишено ниво на ефективност на процеса и ускорен процес на одобрение
• Повишено ниво на съответствието с вътрешни и външни закони и разпоредби
• Подобрена надеждност на данните по отношение на конфиденциалната и търговска информация
• Непропускане на възможност за продажби, поради забавяне на подписването на договора.