Предизвикателства

Потенциални клиенти са изправени пред следните предизвикателства при управлението на авансови отчети:

• Служителите невинаги съблюдават фирмените политики по отношение на разходите и авансовите отчети. Управителният орган на дадена компания среща затруднения при контрола на съответствието с вътрешни политики, поради липсата на време или в резултат от сложността на процеса
• Процесът по одобрение на авансови отчети често е ръчен, използващ хартиени носители и изискващ много време
• Няма средство, което да гарантира, че разходите са били ограничени до минимум в съответствие с фирмените политики
• За управителния орган на компанията е трудно да оспорва разходи по пощата или по телефона. Проследяването на свързаните с това съобщения е истинско предизвикателство, а понякога и невъзможно действие.

Решението на HDS

Нашето решение за управление на авансовите отчети улеснява тяхното администриране, одобрение и проследимост. Нашето решение е WEB-базирано и се параметризира според нуждите на клиента.

При избор на стандартната опция - възползвате се от услуга, получена на база на нашия опит в световен мащаб, която обединява най-популярните практики за управление на авансови отчети. И все пак, ако стандартната опция се различава от вътрешните процедури на компанията Ви, нашите консултанти и специалисти ще параметризират ситемата, така че да бъдат покрити всички изисквания на вътрешните процедури и организационни специфики.

С оглед улесняването на процеса по управление на авансовите отчети, HDS дава възможност за интегриране на редица специфични функции, кот: валути, данък добавена стойност (ДДС) (позволяващ получаването обратно и на местен,  и на чуждестранен ДДС), данък доход и облаги в натура (изграден, за да гарантира пълното съответствие с различни закони за данък върху доходите),отчитане на километраж на превозни средство, данни от корпоративни кредитни карти и други

Една от основните цели на системата е ограничаване до минимум на времето, необходимо за одобрение на авансовите отчети, като в същото време се гарантира пълното им съответствие с вътрешните правила за одобряване. Системата предоставя възможност за измерване на времето, необходимо за одобрение на всеки един етап от процеса, позволявайте по този начин дефинирането и измерването на ключови индикатори за ефективността на процеса по взимане на решения

Нашето решение предоставя възможност за различни начини за подаване на авансови отчети. Онлайн-подаването е по-удобно за персонала с наличен достъп до Интернет, а офлайн-подаването е по-удобен за персонала, който често пътува.

Как да поддържате съответствието с вътрешните процедури вече не е дилема за Вас! Нашето решение гарантират съответствието със зададените ограничения на разходните пера, както и осигурява задължителното и пълно подаване от Вашите служители на отчетни документи, като например фактури и разписки.

Нашето решение подготвя на данните от одобрените авансови отчети в съответните формати за трансфер към ERP-системата или счетоводната програма. Транзакциите са толкова подробни, колкото изискват Вашите счетоводни правила. Разходните центрове, видовете разходи, проектни/клиентски кодове се задават, съгласно Вашите изисквания.

Решението на HDS гарантира , че нито един разход, свързан с авансовите отчети няма да бъде направен  ако не е бил предварително одобрен, съгласно действащите правила.

Към пълния контрол върху разходите трябва да добавим и възможността за анализ на тенденциите по видове разходи, което е в основата на взимането на правилни мениджърски решения.  Нашето Business Intelligence решение е мощно и лесно за използване. То позволява генерирането на отчети при поискване и предоставя многобройни възможности за анализ на разходите. Крайният формат на отчетите се задава, съгласно предпочитанията на клиента. Инструментът предоставя възможност за наблюдение на различни тенденции, а потребителите могат бързо да анализират данните за разходите на своите служители с огледдоговаряне на по-добри условия с доставчици, оптимално управление на персоналните разходи и намаляване на измамите.

Ключови ползи

• Пълно съответствие – всички разходи са одобрени съгласно изискванията, определени от Вашата компания.
• Чиста икономия на разходи – финансовите контрольори са в състояние да идентифицират тенденции и разлики в разходите на персонала, които биха им позволили да предприемат съответно действие с оглед ограничаването до минимум на ненужните разходи.
• По-бързи процеси – интегрираните възможности за комуникация и ескалация на действие в системата гарантира, че процесът се развива бързо, в рамките на установените норми и стандарти.
• Удобство – всички действия относно задаване на въпроси, отговори, свързани с евентуални уточнения или оспорване на разходи се осъществяват в системата, без да се налага използването на стандартния и-мейл. Одобрението от страна на ръководния орган на компанията е бързо и лесно.
• Проследимост – системата гарантира пълно проследяване на оторизационния процес, запазвайки по този начин доказателство за ръководния орган или за целите на външен или вътрешен одит.