Предизвикателства

В наши дни съответствието на дейностите с предварително дефинирани правила или закони е крайъгълният камък на всяка ефективна оперативна инфраструктура. Това важи не само за традиционни индустрии, отличаващи се с повишени изисквания по отношение на съответствието, като например финансови услуги, фармацевтика и здравеопазване, но също така за други индустрии, при които чуствителността по отношение на съответствието е по-малък, като например производство, бизнес услуги или продажба на дребно.

Независимо от Вашата индустрия, очаквайте в предстоящите години да се сблъскате със следните предизвикателства:

• Нарастващ брой нови разпоредби с увеличаваща се сложност

Списъкът на съществуващите и новите разпоредби е впечатляващ – Законът “Сарбанес-Оксли”) (SOX), Законът за чуждестранни корупционни практики (FCPA), Законът за борба с тероризма (известен като Патриотичния закон), споразумението Basel II Accord, Директивата на ЕС за защита на данните/Законът за защита на данните в Обединеното кралство и т.н..

Новите разпоредби засягат не само големите компании, но също така по-малките компании. Например SOX засяга и малките публично притежавани и частно притежавани компании, които са учредени не само в рамките на САЩ, но и по целия свят.

Докато все още не съществува еквивалент на SOX в рамките на Европейския съюз, отделни страни-членки на ЕС са приели свои закони и разпоредби за корпоративно управление, които са сходни на SOX. По-прочутите от тях са следните:

Френският Loi sur la securitie financiere (LSF – Закон за финансовата сигурност), в сила от 2003 г., който изисква от компаниите да документират всички свои основни бизнес процеси; и
Германският Закон за достъп до данните и верифициране на дигиталния подпис (GDPdU), който дава правомощия на данъчните служители за незабавен достъп до фирмени финансови документи.
Цената на несъответствието е излагането на въпроси, свързани с отговорността, както и граждански и криминални глоби.

• Управление посредством електронна таблица със счетоводни сметки

Водещият инструмент за финансов анализ и отчетност в света е електронната таблица със счетоводни сметки. Това се отнася не само за малките и средни предприятия, но също така и за големите компании, които разполагат с вече инсталилани ERP системи, като попадат под разпоредбите на SOX.

Все пак, електронните таблици със счетоводни сметки рядко стават предмет на административен или управленски контрол. Обикновено тяхното управление не е оптимално и често представлява голямо главоболие за одиторите и регулаторните органи. Управлението посредством електронна таблица със счетоводни сметки често води до скъпо струващи грешки и нарушения на важни разпоредби.

• Нарастващи разходи за одитиране

Дейността одитиране, която е инструмент за оценка на съответствието с определени норми и закони, е скъпоструваща необходимост. При осъществяването на одити, ценни служители биват оттегляни от ежедневните си работни задачи и премествани за оказване на помощ на одиторите, което от своя страна не е най-добрият начин за оползотворяване на времето им и нарушава обичайните ежедневни операции, т. е. влияе негативно върху разходите на организацията.

От друга страна, след като одиторите пристигнат, ако Вашите контролни механизми не са в изрядян вид или ако не са способни своевременно да осигурят необходимите доказателства, тогава разходите за привеждането им в ред ще бъдат в значителен размер. С електронни таблици със счетоводни сметки, например, един одитор ще таксува повече от 150 Евро на час, за да тества ръчно прецизността и цялостта на данните. Подобни разходи намаляват конкурентноспособността на компаниите, като понякога стойността на одитите става прекалено висока.

• Опасни практики, свързани с данните

Персоналните и конфиденциални данни биват рутинно подложени на риск като в по-малки, така и в по-големи компании. Компаниите рискуват да заплатят висока цена за нарушаването на конфиденциалността на данните. Поддържането на добро ниво на конфиденциалност на информацията също изисква високи разходи за периодични проверки . Често, конфиденциалните данни се копират на опасни периферии, поради желанието на служители да работят по-бързо, по-ефективно и по-удобно. Разрешаването на този проблем е трудно, тъй като компаниите се стремят да повишават сигурността на документите, без това да бъде за сметка на производителността на служителите им.

Намирането на точния баланс между факторите сигурност и производителност ще бъде ключът към разрешаването на този проблем в бъдеще.

Заключение

Все повече задържането в даден бизнес означава поддържането на непрекъснато съответствие с новите закони и разпоредби, а това означава, че всички бизнес сектори трябва да използват все по-динамично основните практики и технологии, свързани със сигурността на информацията, управлението на архивите и съхранението на резервните копия с данни.

Първото средство, към което ще се обърнат разумните компании, за да отговорят на всички тези предизвикателства, е автоматизацията. Автоматизацията е единственият и най-добър начин да се поддържа съответствие с норми на разумна цена, изцяло контролирана от клиента.

Въпроси

Ако Вашият отговор е ‘Да’ на който и да е от въпросите по-долу, тогава вероятно е необходимо да се свържите с нас:

• Вземате ли редовно решения на базата на доклади и анализи, създадени в Excel формат или друг софтуер за електронни таблици със счетоводни сметки, които са създадени без съответния мениджърски контрол?
• Вашите разходи за съответствие и одотиране (директни и косвени) повишават ли се всяка година?
• Представлява ли трудност за Вас да гарантирате съответствие по време на вътрешни одити, външни одити, одити на Закона “Сарбанес-Оксли”, както и данъчни одити, без да нарушавате обичайните операции на Вашата компания?
• Представлява ли трудност за Вас да вземате бързи решения във връзка с разходи, без да се притеснявате за въпроси, свързани със съответствието?
• Можете ли да се отзовете бързо на потребителски искания, докато в същото време останете в съответствие с горепосоченото и не правите компромис с доходността?