Предизвикателства

Повечето организации произвеждат значително количество документи на хартиен носител, които трябва да бъдат задължително съхранявани за много години напред в съответствие с действащи законови или вътрешни разпоредби.

Количествата хартиени документи нарастват прогресивно през годината, а за компаниите става все по-трудно да ги съхраняват и в същото време да гарантират незабавния достъп до тях при нужда.

Решението на HDS

Много компании се обръщат към HDS, за да им бъде предложено професионално решение за архивиране, съхранение и бърз достъп до архивираните документи.

• Организиране и индексиране на Вашите архиви

Ние Ви подпомагаме при организирането и класифицирането на Вашите документи, задаваме техния период за съхранение в съответствие с корпоративните политики, законовите или данъчните изисквания. Обучените консултанти на HDS организират Вашите архиви, избират подходящите начини за съхранение, създават индекси за търсене и подготвят Вашите папки за съхранение.

• Безопасно и сигурно съхранение за Вашите документи

Ние разполагаме със специализирани архивохранилища, където Вашите документи биват съхранявани, съгласно всички действащи стандарти за сигурно и безопасно съхранение на хартиени документи.

Помещенията са защитени срещу кражба и грабеж, параметрите на климата – влажност и температура се следят от съответните системи, а противопожарната безопасност е гарантирана чрез пожароизвестителна система. Детектори за пожар са свързани с местната пожарна служба и СОТ с цел мигновена реакция при нужда. Сградите са под постояненно видео наблюдение и се охраняват от жива охрана 24 часа, 7 дни в седмицата.

С нас Вашите документи са в по-голяма безопасност, отколкото биха били във Вашите собствени помещения. Не е нужно да увеличавате вашите разходи за площ и оборудване за съхранение, както и за системи за защита и наблюдение. Вашите документи се съхраняват анонимно и далеч от офисите Ви, като само оторизиран персонал има достъп до системата за управление на архиви, чрез която имате връзка с Вашите документи.

• Доставка на Вашите документи при поискване

Когато в ежедневната Ви работа, както и по време на одити и вътрешни проверки се наложи да ползвате документи от Вашия архив, Вие можете бързо да изискате доставка на даден документ или архивна единица в нужния Ви срок. Ние поемаме ангажимента да Ви ги доставим незабавно в оригиналната им хартиена форма, или в сканиран електронен формат, така че да можете да ги използвате веднага, без да губите време и ресурс за тяхното търсене. След като приключите с използването на поисканите оригинали, ние ще ги вземем отново и ще ги върнем обратно на местата им за съхранение.